Kosten eines CMS / ECMS

In einer österreichischen Studie wurde die Höhe der internen Kosten für die Pflege der Website wie folgt ermittelt: Es wurde gefragt nach der Anzahl von Manntagen, die für Pflege und Wartung der Website in einem Jahr anfallen: In 18% aller Unternehmen liegt dieser interne Personalaufwand über 72.000 Euro/Jahr.

(Studie: mit 790 Unternehmen, davon 86 % KMUs, 14% Grossunternehmen. Annahme: EDV-Spezialisten (z.B. Programmierer) mit Personalkosten von 70.000 Euro/Jahr), Fachkräfte (z.B. aus Vertrieb und Marketing) mit 45.000 Euro/Jahr Personalkosten.

Welche Kosten entstehen durch die Einführung eines CMS selbst?

Einmalige Kosten: 

• IT-Infrastruktur
  z.B. Anschaffung neuer Server (z.B. CMS-Autorenserver, CMS-Liveserver, Datenbankserver) 
  
  
• CMSLizenz
  Lizenz für den Betrieb des Contentmanagementsystems. Diese kann von kostenlos bis einige 100.000 Euro betragen, je nach Anbieter. Insbesondere bei Opensource- CMS Systemen fallen diese Kosten häufig weg. Von Nachteil sind hier oftmals höhere Installationskosten, da diese Systeme zwar oft sehr mächtig, aber nur auf den ersten Blick einfach an die eigenen Bedürfnisse anzupassen sind. Fatal ist, wenn der teure Dienstleister, der das System anpassen soll, nicht weiter kommt, z.B. aufgrund von Fehlern oder unvollständiger Dokumentation. Wer ist dann Ansprechpartner? Wer ist verantwortlich? Dies kann ein ganzes Projekt zum Scheitern bringen.
  Ein weiterer großer Nachteil bei Opensource-Lösungen ist die rechtliche Problematik. Entwickeln Sie Ihr eigenes System auf Basis solch einer Lösung, müssen Sie diese Entwicklung auf Anfrage anderen Mitgliedern der Opensource-Gemeinde zur Verfügung stellen – kostenlos. Ggf. Ihrem eigenen Konkurrenten. 
  
  
• Interne Personalkosten
  Bei dem Aufbau einer Website auf Basis eines CMS entstehen oft höhere einmalige Kosten als beim Aufbau einer „normalen“ Website.  Besonders wenn Sie die „Geschäfts-getriebene Vorgehensweise“ wählen, entstehen anfangs hohe Kosten durch Befragungen, Auswertungen, Planung, Projektmanagement und Schulungen. Doch dies macht sich später sicher bezahlt. 
  
  
• Externe Personalkosten
  Kaum ein Unternehmen wird ein CMS-Projekt nur mit eigenen IT-Mitarbeitern stemmen können. Da die Projekte technisch komplex sind, ist hier ein versierter Dienstleister gefragt, der natürlich auch seinen Preis hat. Problem ist hier oft, dass der Dienstleister vorab keinen Festpreis nennen kann, allein deswegen, weil zu viele Details sich erst innerhalb des Projektes ergeben. Wie man hier trotzdem eine Budgeteinhaltung gewährleisten kann, wird unter „Geschäfts-getriebene Vorgehensweise“ beschrieben. 

Monatliche Kosten:

• IT-Infrastruktur
  z.B. Serverupdates, Standleitung
  
  
• monatliche Lizenzgebühren
  Je nach Vertrag können monatliche Gebühren für Software oder verwendete Bilder anstehen.
  
  
•  Interne Personalkosten
  Der Webmaster, der für den Betrieb des Gesamtsystems (z.B. alle Einstellungen und Workflows innerhalb des CMS und vom CMS zu anderen Systemen) verantwortlich ist. Die IT, die für den Betrieb der Server sorgt. Die Redakteure und alle, die Inhalte liefern.
  
  
• Externe Personalkosten
  Betreuungskosten für die Agentur bzw. den Dienstleister. Je nachdem, wie einfach das CMS zu handhaben ist und wie leistungsfähig Ihre eigene IT ist, ein mehr oder weniger großes Budget.