In einem Unternehmen gibt es eine Vielzahl von Dokumente, wie z.B.
- Kantinenplan
- Telefonverzeichnis
- Mitarbeiterverzeichnis
- Kommunikationsverzeichnis
- Betriebsvorschriften
- Sicherheitsvorschriften
- Präsentationsfolien
- Mitarbeiterhandbücher
- Bedienungsanleitungen
- Antragsformulare jeder Art
- Pressemitteilungen
- Managementinformationen an die Mitarbeiter
- Geschäftspläne
- Raumbelegungspläne
- ....
Ein
großes Einsparungspotential ergibt sich, wenn durch den Einsatz eines Intranets
a) Druckkosten gesenkt werden, z.B. durch geringere Stückzahlen oder weil die Informationen gar nicht mehr abgedruckt werden
b) speziell in großen Unternehmen zusätzlich die Kosten für die Verbreitung der Informationen sinken.
Natürlich benötigt man für den Aufbau eines Intranets nicht unbedingt ein CMS oder Dokumentenmanagementsystem. Bei genauerer Betrachtung der obigen Dokumente fällt aber auf, dass darunter viele Dokumente sind, die sehr oft aktualisiert werden müssen. Der Aufwand für die Aktualisierungen ist ohne ein leistungsfähiges CMS/DMS sicher nicht sinnvoll. Wird dies trotzdem versucht, endet das Intranet meistens in veralteten Inhalten, die „ja sowieso keiner liest“.
Annahme:
Das Kommunikationsverzeichnis mit 100 Seiten muss monatlich für 500 Mitarbeiter aktualisiert werden.
100 Seiten * 500 Mitarbeiter * 12 monatliche Versionen * geschätzter Seitenpreis von 5 Cent
= 30.000 Euro Kosten pro Jahr
Bei 10 vergleichbaren Broschüren kommt man hier schnell auf potentielle Einsparpotentiale von einigen hunderttausend Euro pro Jahr.
Weitere Einsparpotentiale entstehen, wie oben bereits aufgeführt durch die Verbreitung der Broschüren:
Sollen die 500 Mitarbeiter pro Monat ein Paket mit den wichtigsten neuen Broschüren erhalten und sind z.B. diese Mitarbeiter nicht alle an einem Standort, kommt man sicher im Mittel inkl. Verpackung, ggf. Porto und Bearbeitungskosten auf 5 Euro pro Paket:
500 Mitarbeiter * 5 Euro/Paket * 12 Monate = 30.000 Euro pro Jahr.
Bei großen Unternehmen bzw. Unternehmen mit vielen Niederlassungen u.U. erheblich mehr. Zusätzlich ist die Verbreitung der Informationen mit einem Intranet schneller, die Informationen sind
aktueller, es entsteht kein
Abfall bei der Entsorgung, und der einzelne Mitarbeiter weiß auch immer, wo er die Informationen zu suchen hat. Wenn die Dokumente im Intranet nicht einfach als PDFs sondern z.B. bei einem Telefonverzeichnis als Datenbank-Applikation abgebildet sind, ist zudem die Suche nach einem einzelnen Eintrag viel
schneller (Zeitersparnis).
