Workflow Manager
Aktualität, Exaktheit, rechtliche Unbedenklichkeit und fürs Internet maßgeschneiderte Texte und Bilder können bei großem Umfang nur durch eine verteilte Redaktion und perfekt abgestimmte Workflows (Arbeitsablauf für Freigabeprozesse) gewährleistet werden.
Denn je größer eine Website ist und je mehr Mitarbeiter daran beteiligt sind, man denke beispielsweise an ein Intranet, desto wichtiger ist es, die Veröffentlichungsabläufe zu regeln bzw. soweit wie möglich zu automatisieren. Der Lebenszyklus einer Seite bzw. eines Inhaltes (Content Life Cycle) von der Erstellung über die Veröffentlichung bis zur Archivierung wird nachfolgend genauer beschrieben. - Autoren erstellen die Inhalte (Texte, Grafiken, Flashfilme, Videos,..)
- Kontrolle und Freigabe bzw. Zurückweisung der Inhalte
Dieser Schritt gewährleistet, dass sämtliche Inhalte vor Freigabe von Verantwortlichen kontrolliert werden. Z.B. müssen Texte auf Rechtschreibfehler untersucht werden. Manchmal müssen Texte von der Rechtsabteilung oder dem Betriebsrat freigegeben werden. Rechte an Bildern oder Namen müssen ggf. von der Rechtsabteilung geprüft werden.
- Veröffentlichung/Publikation
Erst nach erteilter Freigabe erfolgt die Veröffentlichung. Die Inhalte werden im Internet, Intranet oder Extranet veröffentlicht.
- Archivierung
Die Archivierung ist der letzte Schritt im Content Life Cycle. Die meisten der erstellten Inhalte werden archiviert für Sicherheits-Backups, spätere Wiederverwendung, ein Online-Archiv u.v.m..
Während des Content Life Cycles wird folgendes protokolliert:
1. Wer hat wann die Seite erstellt?
2. Wer hat die Seite freigegeben?
3. Wann wurde die Seite veröffentlicht?
4. Kann eine frühere Version zurückgespielt werden?
In redcms© können liebig viele unterschiedliche Freigabeworkflows definiert werden.Warum dies sinnvoll ist, wird anhand des unten stehenden Beispiels erläutert. Dem Redakteur werden 3 verschiedene Workflows zur Verfügung gestellt, von denen er je nach freizugebendem Inhalt einen auswählt (Schaubild): Workflow 1:
Der Workflow 1 schließt den Vorgesetzten und den Webmaster ein. Der Letztere kann die Inhalte wahlweise an den Vorgesetzten oder direkt an den Autor zurückgeben. Alternativ kann er die Inhalte freigeben. Bei der Freigabe wird automatisch eine Sicherung des letzten Inhalts vorgenommen. Dieser kann somit jederzeit zurückgespielt werden. Diesen einfachen Workflow würde der Webmaster vermutlich als Standardworkflow definieren. Workflow 2:
Dieser lange Workflow schließt zusätzlich Marketing und Vertrieb ein. Diese müssen problematische Inhalte zusätzlich "absegnen". Workflow 3:
Die einfachste und schnellste Variante, z.B. bei einer einfachen Rechtschreibkorrektur. Der Redakteur stellt direkt online. 
Komplexe Workflows Der Vertriebsmitarbeiter verlässt in diesem Beispiel den vorgegebenen Workflow 1 und gibt die Inhalte an die Rechtsabteilung zur Prüfung. Diese arbeitet die Anfrage innerhalb des dort definierten Workflows 2 ab und gibt danach an den Vertrieb (Workflow 1) zurück. Der Vertrieb kann an das Marketing weitergeben oder den freizugebenden Inhalt wahlweise an den Vorgesetzten oder direkt an den Redakteur zurückgeben.
Natürlich kann je nach Contentbereich (normale Seiten, News, Glossar, Produktinfos etc.) vom Projektleiter ein individuell und rollenspezifisch festgelegter Workflow angelegt werden. Optimal auf Ihre Geschäftsprozesse und auf die jeweiligen Inhalte abgestimmte Freigabeprozesse geben Ihnen somit die Freiheit, kleine Änderungen unbürokratisch und schnell, große Änderungen hingegen unter Berücksichtigung aller Verantwortlichkeiten zu publizieren. Doch Vorsicht:
Zu komplexe Freigabeprozesse können auch hinderlich sein. Welche Prozesse für Ihr Unternehmen optimal sind, erarbeitet unser cyberpark Team gerne mit Ihnen. Dabei ist z.B. auch zu beachten, dass für die erfolgreiche Umsetzung eines Prozesses oftmals weniger die technische oder organisatorische Umsetzung als vielmehr die Auswahl geeigneter und motivierter Mitarbeiter entscheidend ist.
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