In vielen Unternehmen werden die Produktdaten nicht auf einer Datenbank gehalten und über ein Programm gepflegt, sondern befinden sich auf unterschiedlichen Systemen. Zum Beispiel befindet sich ein Teil der Daten auf einem Produktionsplanungs- und -Steuerungs-System (PPS), Bilder befinden sich auf irgendeiner Bilddatenbank oder einem Macintosh-Rechner in der Marketingabteilung. Weitere Daten liegen ggf. beim Vertrieb oder Marketing. Dadurch ist die Erstellung eines Produktkataloges denkbar schwierig und ineffizient:
- Aufforderung an alle „Besitzer“ (i.d.R. Marketing und Vertrieb) von Produktdaten, die neuesten Daten bzw. Änderungen zu liefern.
- Sammeln und Zusammenführen dieser Daten je Produkt.
- Einpflegen dieser Daten in einem Layoutprogramm wie z.B. Adobe Indesign oder Quark XPress.
- Setzen der Texte.
- Weitergabe der Probedrucke an die „Besitzer“ zur Korrektur.
- Änderungen aufnehmen.
- Änderungen einpflegen und drucken.
Bis alle diese Schritte durchlaufen sind, vergeht i.d.R. 1 Monat, in dem mehrere Mitarbeiter viel Zeit aufbringen müssen (Personalkosten). Oft ist nicht auszuschließen, dass währenddessen schon wieder einige Details veraltet sind. (Aktualitätsproblem)
Da man diesen Prozess nicht allzu oft durchführen möchte (i.d.R. einmal pro Jahr), werden größere Stückzahlen der Produktbroschüren gedruckt. Dies auch deshalb, da die Stückkosten bei höherer Auflage abnehmen. (Printkosten, ggf. Agenturkosten)
Ein Großteil der Broschüren wird Stammkunden als Update zugeschickt (Verpackungskosten, Versandkosten, usw.). Die übrigen gedruckten Broschüren werden anschließend gelagert (Lagerkosten)
Im Laufe des Jahres, bis zur nächsten Katalogerstellung, werden einzeln angeforderte Kataloge herausgesucht, verpackt und versendet (Personalkosten, Verpackungskosten, Versandkosten).
Nach dem Druck der neuen Kataloge werden die übrigen alten Kataloge entsorgt (Entsorgungskosten).
Sollen dieselben Daten auch auf anderen Medien wie einer CD-Rom oder im Internet veröffentlicht werden, entsteht jedes Mal weiterer erheblicher Aufwand. Eine tagesaktuelle Veröffentlichung des Produktkataloges im Internet ist somit utopisch.
Gibt es einen Konkurrenten mit einem äquivalenten Produkt und einer leistungsfähigen Produktsuche incl. Bestellmöglichkeit via Internet oder Intranet, werden einige Kunden zu diesem Anbieter wechseln
(Umsatzrückgang). Marke und Bekanntheit nehmen somit auf Dauer Schaden
(Marketingkosten).Sie kennen diese Probleme und wollen es besser machen?
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