Bei einem Projekt arbeiten i.d.R. eine Vielzahl von Personen unterschiedlicher Standorte an einer Vielzahl von Inhalten. Diese müssen kontinuierlich erstellt, korrigiert und freigegeben werden. Oft versucht jeder Teamteilnehmer oder zumindest jedes Team, eine eigene Ordnung zu erstellen. Der Auftraggeber arbeitet dabei mit Lotus Notes, der Kunde mit einem Exchangeserver, die Grafikagentur ordnet alle Dokumente auf der Festplatte usw.. Zusätzliche erschwerend sind unterschiedliche Dokumententypen: Emails, Worddokumente, MacDokumente, Grafiken, ..
Eine große Hilfe wäre hier eine verbindliche Ablage, die allen Beteiligten einen ständigen Überblick ermöglicht. Diese Ablage müsste allen Dokumente Attribute wie Datum, Ersteller, Freigabestatus, Änderungsstatus usw. zuordnen. Natürlich muss genauso eine Versionskontrolle beinhaltet sein.
Realisierbar ist dies durch ein Projektsteuerungs-Extranet, eine webbasierte Lösung, die für das gesamte Projektteam zugänglich ist.
Vorteile sind:
- Die Pflege der Inhalte erfolgt nur an einer Stelle, d.h. der Gesamtaufwand ist wesentlich geringer
- Nicht nur die Dokumente, sondern auch der gesamte Projektablauf können für alle Beteiligten verbindlich protokolliert werden.
- Unkomplizierter Zugriff über einen Webbrowser. Geschützter Zugang über ein Login für jeden Beteiligten
- Die Möglichkeit, zusätzliche individuelle Zugriffrechte zu vergeben. Z.B. muss nicht jeder Teilnehmer Einblick in die Kosten des Projektes haben.
- In Kombination mit weiteren Onlinetools, wie Kostenmodulen und Zeiterfassungen, kann eine komplette Projektsteuerung realisiert werden.
- Mitarbeiter, die z.B. in Urlaub oder krank waren, können sich sehr einfach selbstständig wieder auf den neuesten Stand bringen.
Gerne erläutern wir in einem persönlichen Gespräch die vielfältigen Möglichkeiten eines solchen Extranets und zeigen Ihnen, wie cyberpark diese Technologie bei unterschiedlichen Projekten erfolgreich einsetzt.
